La commission d’appel d’offres
La commission d’appel d’offres est un organe de décision qui est mis en place pour procéder à l’évaluation des offres présentées par les différents soumissionnaires à un marché public ou à un appel d’offres.
D’une part, la commission d’appel d’offres est chargée de sélectionner des fournisseurs ou des prestataires de services dans le cadre de marchés publics, et d’examiner les offres soumises par les entreprises susceptibles de remporter un marché public. D’autres part elle doit également choisir celle qui répond le mieux aux critères définis dans l’appel d’offres, pour retenir l’offre la plus avantageuse pour l’entreprise ou l’administration.
De même, cette commission peut également négocier avec les soumissionnaires pour obtenir des clarifications sur leurs offres ou pour obtenir des concessions sur les prix ou les délais.
Ainsi, elle est chargée de vérifier que les offres répondent aux critères de sélection présentés dans l’appel d’offres, tant sur le prix, la technique ou les critères environnementaux et sociaux, et de recommander l’attribution du marché au soumissionnaire qui a proposé la meilleure offre.
Cette commission est généralement composée de représentants de l’administration ou de l’entité publique qui lance l’appel d’offres, de plusieurs membres représentant les différentes parties impliquées dans le processus de sélection, tels que les services techniques, financiers, juridiques et administratifs de l’organisme public, ainsi que des experts techniques, et des membres indépendants chargés de garantir l’équité et la transparence du processus d’attribution du marché.
La commission d’appel d’offres doit se réunir pour choisir le titulaire du marché durant la période de validité des offres.
Le rôle de la Commission d’appel d’offres
La commission d’appel d’offres a pour rôle de :
- Évaluer les offres soumises par les fournisseurs ou fournisseur de services
- Sélectionner l’offre la plus adaptée aux besoins de l’organisme public, en prenant en compte des critères tels que la qualité des produits ou services proposés, le coût, les délais de livraison, les garanties, les références, etc.
- Veiller au respect des règles de la commande publique et des procédures de passation des marchés
- Rédiger le rapport d’analyse des offres et proposer au pouvoir adjudicateur (l’organisme public qui lance l’appel d’offres) la sélection du fournisseur ou prestataire de services retenu.
Par conséquent, le rôle de la commission d’appel d’offres est crucial dans la passation de marchés publics, car elle permet d’éviter toute forme de favoritisme ou de discrimination et de garantir que le marché est attribué à l’entreprise la plus compétente et la plus apte à répondre aux besoins de l’administration ou de l’entité publique. C’est pourquoi, les décisions de la commission d’appel d’offres sont généralement prises à la majorité et peuvent faire l’objet de recours en cas de litige.
Cependant, en cas de litige ou de contestation, la CAO peut être saisie pour examiner les plaintes et proposer des solutions pour résoudre les différends. Si bien qu’elle peut également jouer un rôle consultatif en fournissant des conseils à l’administration publique sur les procédures d’appel d’offres et les bonnes pratiques pour garantir l’équité et la transparence dans le processus de passation des marchés publics.
Non seulement, la commission d’appel d’offres doit agir avec impartialité et transparence, et veiller à ce que toutes les offres soient fournies de manière équitable. Mais encore, elle doit également respecter les règles et les procédures d’appel d’offres qui ont été définies au préalable.
En outre, elle doit suivre des procédures réputées et respecter des règles et des normes établies par la législation en vigueur pour garantir l’intégrité du processus d’appel d’offres.
L’attribution du marché intervient à l’issue de la décision de la Commission d’Appel d’offres.
Les documents règlementaires mis à disposition de la Commission d’appel d’offres
Explication : Source DAJ
Vous trouverez ci-dessous les différents documents utilisés dans la commission d’appel d’offres. Leurs fonctions vous seront utiles lors de vos demandes d’explication en cas de rejet de votre offre.
Le rapport d’analyse des candidatures – OUV3
Le rapport d’analyse des candidature OUV3, est utilisé par l’acheteur pour examiner les candidatures reçues dans le cadre de la procédure de passation d’un marché public.
Il est renseigné par les services de l’acheteur et sera remis au pouvoir adjudicateur ou à l’entité adjudicatrice pour qu’il puisse prendre sa décision d’admission des candidatures.
Il indique l’objet de la consultation et comporte un récapitulatif du déroulement de la procédure de passation. Il contient l’ensemble des éléments d’analyse ainsi que toutes les propositions de décision faites par le service chargé de l’examen des candidatures reçues.
Après réception des candidatures, il contient les propositions relatives à leur admission, au vu des pièces fournies et des capacités présentées par chaque candidat, voire après une éventuelle sélection, dans le cas où l’acheteur a décidé de limiter le nombre de candidats admis à présenter une offre. Cette sélection s’effectue sur la base des critères précisés dans l’avis d’appel à la concurrence, le règlement de consultation ou la lettre d’invitation à soumissionner ou à participer au dialogue.
Procès-verbal de la commission d’appel d’offres – Admission des candidatures – OUV4
Le procès-verbal de la commission d’appel d’offres est utilisé par les CAO des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, à l’exception des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux ou médico-sociaux, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics.
Il est proposé comme procès-verbal de la réunion de la CAO ayant pour objet l’admission des candidatures dans le cadre d’une consultation déterminée. Il est signé par tous les membres qui ont assisté à la réunion de la commission, qu’ils aient voix délibérative ou voix consultative.
Un document devra être rempli pour chacune des consultations inscrites à l’ordre du jour de cette réunion, qu’elle soit allotie ou non. Il est renseigné par l’agent chargé du secrétariat de la CAO et doit être conservé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice avec les autres formulaires OUV.
Il contient toutes les décisions prises par la CAO concernant les candidatures transmises dans le cadre d’une consultation. Il indique l’objet de la consultation et, en cas d’allotissement, les numéros et intitulés des lots qui sont examinés. Il comporte un récapitulatif du déroulement de la consultation ainsi que le détail de la composition et du fonctionnement de la CAO.
Sur la base du rapport d’analyse des candidatures (formulaire OUV3), il formalise les décisions de la CAO relatives à l’admission ou à l’élimination des candidatures reçues et consigne le résultat des votes de la commission.
Admission des candidatures – OUV 5
L’admission des candidatures OUV 5 est utilisé par les pouvoirs adjudicateurs ou les entités adjudicatrices pour décider de l’admission ou de l’élimination des candidatures reçues dans le cadre de la passation de leurs marchés publics.
Il est renseigné par l’acheteur. En cas d’allotissement, un document est rempli pour tous les lots de la consultation. Il est signé par le représentant du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice et doit être conservé avec les autres formulaires OUV
Il contient toutes les décisions prises par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice concernant les candidatures transmises dans le cadre d’une consultation déterminée. Il précise l’objet de cette consultation et comporte un récapitulatif du déroulement de la procédure de passation.
Sur la base du rapport d’analyse des candidatures (formulaire OUV3), il formalise les décisions du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice relatives à l’admission ou à l’élimination des candidatures reçues.
Demande de précisions ou de compléments de l’offre – OUV 6
La demande de précisions ou de compléments de l’offre OUV 6 est utilisé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice qui souhaite demander aux soumissionnaires, après l’ouverture des offres, de préciser ou de compléter la teneur de leur offre.
Cette demande doit être adressée à l’ensemble des soumissionnaires à qui doivent être demandés, dans des conditions identiques, les mêmes précisions ou compléments. Le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice adresse donc un document à chaque soumissionnaire concerné.
Par « préciser », on entend communiquer des détails permettant de décrire plus clairement l’offre ou de l’expliquer avec une plus grande exactitude. Par « compléter », on entend apporter des indications qui n’étaient pas disponibles auparavant. Cette possibilité permet une comparaison réelle des offres sans affecter le jeu de la concurrence et le principe d’égalité entre les candidats.
Le document peut aussi servir à l’acheteur pour demander, par écrit, les précisions qu’il juge utiles concernant une offre lui semblant anormalement basse et vérifier les justifications fournies. L’acheteur ne peut rejeter une offre qui lui paraît anormalement basse sans ouvrir une procédure contradictoire. Ce rejet doit revêtir la forme d’une décision motivée qui ne peut intervenir qu’après avoir demandé par écrit au candidat les précisions que l’acheteur public juge utiles et vérifié les justifications fournies.
Il peut être utilisé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice dans le cadre d’un dialogue compétitif :
Soit pour demander aux candidats des précisions, clarifications, perfectionnements ou compléments sur leur offre finale. Cependant, cette demande ne peut avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre finale, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire.
Soit pour demander au candidat retenu de clarifier des aspects de son offre ou de confirmer les engagements figurant dans celle-ci. Cette demande ne doit pas avoir pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations.
Réponse à la demande de précisions ou de compléments sur l’offre – OUV 7
Réponse à la demande de précisions ou de compléments sur l’offre OUV 7 est utilisé par le soumissionnaire qui souhaite, après l’ouverture des offres, préciser ou compléter la teneur de son offre. Par « préciser », on entend communiquer des détails permettant de décrire plus clairement l’offre ou de l’expliquer avec une plus grande exactitude. Par « compléter », on entend apporter des indications qui n’étaient pas disponibles auparavant. Cette possibilité permet une comparaison réelle des offres sans affecter le jeu de la concurrence et le principe d’égalité entre les candidats.
Le document peut aussi servir au soumissionnaire pour apporter les précisions demandées par l’acheteur concernant une offre paraissant anormalement basse et fournir toutes les justifications nécessaires. L’acheteur ne peut rejeter une offre qui lui paraît anormalement basse sans avoir ouvert cette procédure contradictoire. Le rejet doit toutefois revêtir la forme d’une décision motivée qui ne peut intervenir qu’après avoir demandé par écrit au soumissionnaire les précisions que l’acheteur juge utiles et vérifié les justifications fournies.
Il peut être utilisé par le soumissionnaire, dans le cadre d’un dialogue compétitif :
Soit pour apporter les précisions, clarifications, perfectionnements ou compléments demandés par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice sur leur offre finale ;
Soit pour répondre à la demande de l’acheteur public qui sollicite une clarification des aspects de son offre ou une confirmation des engagements figurant dans celle-ci.
Il constitue, avec le formulaire OUV6, une annexe à l’acte d’engagement (formulaire DC3). Il doit être renseigné et signé par le soumissionnaire auquel il est demandé des précisions, compléments, clarifications ou perfectionnements.
Rapport d’analyse des offres – OUV 8
Rapport d’analyse des offres OUV 8 est utilisé par l’acheteur pour analyser et sélectionner les offres reçues dans le cadre de la passation d’un marché public.
Il est renseigné par les services de l’acheteur et sera remis au pouvoir adjudicateur ou à l’entité adjudicatrice pour qu’il puisse prendre sa décision d’attribution (formulaire OUV9 pour les collectivités territoriales et les établissements publics locaux et formulaire OUV10 pour l’Etat et ses établissements publics). En cas d’allotissement, un document est rempli pour tous les lots de la procédure de passation du marché public ou de l’accord-cadre.
Il doit être signé par le responsable du service qui a été chargé d’analyser les offres par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice. Il est conservé avec les autres formulaires OUV.
Il indique l’objet de la consultation et comporte un récapitulatif du déroulement de la procédure de passation. Il contient l’ensemble des éléments d’analyse ainsi que toutes les propositions faites par le service chargé de l’examen et de la sélection des offres reçues.
Après réception des offres, il contient les propositions relatives à l’élimination de certaines offres ainsi qu’à l’analyse des offres non éliminées. Cette analyse s’effectue sur la base des critères précisés dans l’avis d’appel public à la concurrence, le règlement de consultation ou la lettre d’invitation à soumissionner ou à participer au dialogue. Après analyse des offres non éliminées, il comporte la proposition de classement des offres et une proposition d’attribution du marché public ou de l’accord-cadre ou bien, la proposition de déclaration sans suite ou d’infructuosité.
Procès-verbal de la commission d’appel d’offres – Décision d’attribution – OUV 9
Procès-verbal de la commission d’appel d’offres – Décision d’attribution – OUV 9 est utilisé par les CAO des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, à l’exception des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux ou médico-sociaux, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics ou de leurs accords-cadres.
Il est proposé comme procès-verbal de la réunion de la CAO ayant pour objet le classement des offres et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse réalisés dans le cadre d’une consultation. Il signé par tous les membres qui ont assisté à la réunion de la commission, qu’ils aient voix délibérative ou voix consultative.
Un document devra être rempli pour chacune des consultations inscrites à l’ordre du jour de cette réunion, qu’elle soit allotie ou non. Il est renseigné par l’agent chargé du secrétariat de la CAO et doit être conservé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice avec les autres formulaires OUV.
Il contient toutes les décisions prises par la CAO concernant les offres transmises par les candidats admis à présenter une offre dans le cadre d’une consultation déterminée. Il indique l’objet de la consultation et, en cas d’allotissement, les numéros et intitulés des lots qui sont examinés. Il comporte un récapitulatif du déroulement de la consultation ainsi que le détail de la composition et du fonctionnement de la CAO.
Sur la base du rapport d’analyse des offres (formulaire OUV8), il consigne les décisions de la CAO relatives à l’élimination et au classement des offres reçues dans le cadre de la consultation. Il comporte la ou les décisions d’attribution, avec une identification de chaque attributaire, ou d’éventuelles déclarations sans suite ou d’infructuosité prises par la CAO.
Décision d’attribution – OUV 10
Décision d’attribution – OUV 10 est utilisé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice pour décider de l’attribution d’un marché public.
Sur la base du rapport d’analyse des offres (formulaire OUV8), ce document fait état de toutes les décisions du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice relatives aux offres reçues.
Il est renseigné par l’acheteur et signé par le représentant du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice. Il doit être conservé avec les autres formulaires OUV. En cas d’allotissement, un document est rempli pour tous les lots de la procédure de passation du marché public ou de l’accord-cadre.
Il indique l’objet de la consultation et comporte un récapitulatif du déroulement de la procédure de passation.
Il contient les décisions relatives à l’élimination de certaines offres reçues et au classement des offres. Il comporte aussi le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse et précise l’identité de l’attributaire ou consigne la déclaration sans suite ou d’infructuosité.
Mise au point – OUV 11
Mise au point – OUV 11 est utilisé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice qui souhaite procéder à une mise au point des composantes du marché public.
Cette mise au point est réalisée après l’ouverture des offres et une fois choisie l’offre économiquement la plus avantageuse. Elle est effectuée d’un commun accord entre l’acheteur et l’attributaire. Les deux parties la rédigent de manière précise dans un délai raisonnable.
En cas d’allotissement, un document est rempli pour chaque lot qui fait l’objet d’une mise au point.
Il est signé par le soumissionnaire auquel il est envisagé d’attribuer le marché public et par l’acheteur. Il constitue une annexe à l’acte d’engagement (formulaire DC3).
Les modifications apportées par la mise au point concernent les stipulations contenues dans les pièces constitutives du marché public. Elles ne peuvent remettre en cause les caractéristiques substantielles de l’offre retenue ni le classement des offres.
La mise au point permet de corriger des erreurs ou des anomalies évidentes quant à l’offre de l’entreprise finalement retenue ou quant aux composantes du marché. Mais elle n’est en aucun cas une négociation de l’offre, ni un moyen de régulariser une modification des documents de consultation.
Pour conclure, la Commission d’appel d’offres est un acteur clé dans le processus d’appel d’offres publics, garantissant la transparence, l’équité et la qualité des offres reçues.
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Merci
Cordialement
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