Le suivi administratif de la sous-traitance

La sous-traitance est le fait de confier une partie d’un travail ou d’un projet à un tiers, qui est souvent une entreprise spécialisée dans ce domaine particulier. La sous-traitance peut être utilisée pour une variété de raisons, notamment pour réduire les coûts, accélérer les délais de production, accéder à une expertise spécifique ou encore augmenter la capacité de production.

Le suivi administratif des sous-traitants dans les marchés publics est un processus important pour assurer le respect des règles et des normes en matière de passation des marchés publics.

Si vous faites appel à de la sous-traitance, voici quelques étapes clés pour assurer un suivi administratif efficace :

Identification des sous-traitants

Il est important de maintenir une liste à jour des sous-traitants travaillant sur le marché public, ainsi que leurs coordonnées. En cas de contrôle, vous devrez justifier de l’emploi de vos sous-traitants. A cet effet, il est impératif de leurs demander les documents suivants et de les tenir à jour :

• Attestation URSSAF – Tous les 6 mois
• Extrait d’immatriculation, ou K-bis – Tous les 3 mois
• Attestation fiscale, impôts et taxes : Tous les 6 mois
• Attestation d’assurance civile et professionnelle annuelle, Attestation d’assurance décennale pour les marchés de travaux
• Attestation sur l’honneur sur l’emploi des personnes étrangères

Avant de confirmer l’utilisation d’un sous-traitant, il est important de vérifier leurs capacités à vérifier les exigences du marché public.

• Certification ou qualification professionnelle
• Références de marchés similaires vérifiables (attestations signées des clients)

Approbation des sous-traitants

Les sous-traitants doivent être approuvés par le pouvoir adjudicateur avant qu’ils ne soient autorisés à travailler sur le marché public. Cette approbation peut être basée sur des critères tels que les capacités techniques et financières des sous-traitants, leur expérience et leur réputation.
Pour ce faire, vous devrez fournir une déclaration de sous-traitance, la DC4. Cette déclaration vise à faire agréer le sous-traitant et ses conditions de paiements.

Avant de compléter la déclaration de sous-traitance, vous devrez vous assurer que sa proposition financière correspond à vos attentes et au marché. Le montant des prestations sous-traitées inscrit dans la DC4, doit correspondre au devis de votre sous-traitant.

Attention aux dérives

Il est illégal de déclarer un sous-traitant à un acheteur pour un montant inférieur à son devis. Les acheteurs sont en droit de demander la copie du devis du sous-traitant.

Par exemple, vous remettez à l’acheteur votre offre financière pour un montant de 300 000 €. Vous décidez de sous-traiter une partie des prestations que vous avez vendu 30 000 €. Votre sous-traitant vous propose son devis à 28 000 €. Vous devez déclarer le montant des prestations totales à votre acheteur. En aucun cas, la déclaration de sous-traitance  ne peut être inférieure à 28 000 €.

Dans les marchés de travaux, il y a eu trop de malversations d’entreprises peu scrupuleuses sur leurs sous-traitants. Certaines déclaraient 20 000 € à l’acheteur en paiement direct et se gardaient les 8000 € restant en paiement par leurs moyens. Souvent, sur les 8000 €, ces entreprises décomptaient des frais de gestion du marché, compte prorata, répercussion des pénalités non applicables, moins values… Les entreprises sous-traitantes étaient payées 2000 € sur les 8000 € dûs…

Par conséquent, ces agissements ont fragilisés les entreprises sous-traitantes, certaines ont laissés des plumes et d’autres ont mis la clé sous la porte.

Le contrat de sous-traitance

Il est important d’établir des contrats clairs avec les sous-traitants, qui accomplissent les tâches qui leur sont attribuées, les délais de livraison et les coûts associés.

Lors de la rédaction d’un contrat de sous-traitance, il est essentiel d’inclure plusieurs éléments importants pour clarifier les responsabilités, les attentes et les conditions de la relation entre les parties. Voici quelques éléments clés qui devaient figurer dans un contrat de sous-traitance :

Identification des parties

Le contrat doit inclure les noms, adresses et coordonnées des parties contractantes, à savoir l’entreprise sous-traitante (sous-traitant) et l’entreprise qui externalise une partie de ses activités (donneur d’ordre).

Description des prestations

Le contrat doit clairement décrire les travaux ou les services sous-traités. Il doit préciser les objectifs, les spécifications techniques, les délais, les livrables attendus, ainsi que toute autre condition liée à la prestation.

Responsabilités des parties

Le contrat doit spécifier les responsabilités de chaque partie. Cela inclut également les obligations du sous-traitant en matière de qualité, de conformité aux normes, de respect des délais, etc. Il peut également définir les responsabilités du donneur d’ordre, telles que la fourniture de ressources, d’informations ou d’ accès à certaines données.

Prix et conditions de paiement

Le contrat doit préciser le montant total convenu pour les travaux sous-traités, ainsi que les modalités de paiement. Cela peut inclure les échéances de paiement, les modes de paiement acceptés et les pénalités éventuelles en cas de retard de paiement.

Confidentialité et propriété intellectuelle

Si les travaux sous-traités impliquent l’accès à des informations confidentielles ou la création de propriété intellectuelle, le contrat doit inclure des clauses de confidentialité pour protéger ces intérêts. Il peut également préciser la répartition des droits de propriété intellectuelle entre les parties.

Durée et résiliation

Le contrat doit indiquer la durée de la relation contractuelle et les modalités de résiliation anticipée. Il peut inclure des dispositions

Suivi de l’exécution des contrats avec les sous-traitants

Le pouvoir adjudicateur doit surveiller l’exécution des contrats avec les sous-traitants pour s’assurer que les travaux sont effectués conformément aux termes du contrat. Cela peut inclure des visites sur site et des rapports réguliers de la part des sous-traitants. Les sous-traitants doivent également être tenus informés de tout changement dans le projet ou les exigences du marché public. Dans les marchés de travaux, les comptes rendus de chantier peuvent mentionner les sous-traitants et leurs actions à mener ou leurs avancements.

Gestion des conflits avec les sous-traitants

En cas de différends avec les sous-traitants, il est important d’avoir des procédures en place pour les résoudre de manière équitable et rapide. L’acheteur public ne peut être sollicité lors d’un conflit avec un sous-traitant, car il est sous votre responsabilité. L’acheteur public n’a aucun lien contractuel avec le sous-traitant. La déclaration de sous-traitance n’est pas un contrat entre l’acheteur et le sous-traitant.

La gestion des conflits avec un sous-traitant dans un marché public peut être un processus délicat, mais il est important de s’attaquer aux problèmes dès qu’ils apparaissent pour éviter de futures complications. Dans ce chapitre, nous examinons les étapes clés de la procédure de gestion des conflits avec un sous-traitant.

La première étape consiste à identifier le conflit et à le définir clairement. Il est important de comprendre la nature du conflit et ses impacts sur le projet et les parties concernées. Cette étape peut inclure la collecte d’informations pertinentes, telles que les documents contractuels, les rapports d’inspection et les témoignages.

Une fois que le conflit a été identifié, il est important de communiquer avec le sous-traitant pour discuter de la situation et tenter de résoudre le conflit de manière informelle. Dans cette étape, il est important de maintenir un dialogue ouvert et honnête et de travailler ensemble pour trouver une solution satisfaisante pour toutes les parties impliquées.

Si une solution informelle ne peut être trouvée, la prochaine étape consiste à examiner les documents contractuels pour déterminer les obligations de chaque partie en cas de conflit. Les contrats susceptibles d’inclure des clauses qui entraîneraient la procédure à suivre en cas de conflit, y compris la notification, la consultation et la résolution. Il est important de suivre ces procédures de manière stricte pour garantir que toutes les parties sont mises en œuvre de manière équitable.

Si le conflit ne peut toujours pas être résolu, il peut être nécessaire de recourir à une médiation ou à une procédure de résolution de litiges. Une médiation est un processus de négociation assistée par un tiers indépendant qui peut aider à faciliter la discussion et à trouver une solution mutuellement satisfaisante. La résolution de litiges, en revanche, implique un processus plus formel, qui peut inclure des tribunaux ou des arbitres. Dans les deux cas, il est important de respecter les procédures et de travailler avec les parties engagées pour trouver une solution mutuellement satisfaisante.

Enfin, il est important de documenter toutes les étapes de la procédure de gestion des conflits, y compris les discussions, les décisions et les résolutions. Ces documents peuvent être utilisés pour évaluer la performance du sous-traitant et pour résoudre d’éventuels conflits futurs. Il est également important de communiquer régulièrement avec les parties concernées pour s’assurer que les solutions sont mises en œuvre et que les relations sont maintenues.

la gestion des conflits avec un sous-traitant dans un marché public nécessite une approche méthodique et proactive. Il est important d’identifier le conflit dès qu’il survient, de communiquer de manière ouverte et honnête, de suivre les procédures contractuelles, de libérer à une médiation ou à une procédure de résolution de litiges si nécessaire et de documenter toutes les étapes du processus. En suivant ces étapes, il est possible de résoudre les conflits de manière efficace et de maintenir des relations positives avec les sous-traitants.

Paiement des sous-traitants

Les paiements aux sous-traitants doivent être effectués conformément aux termes du contrat, en veillant à ce que les factures soient correctement vérifiées et approuvées avant le paiement.

La facture du sous-traitant n’est pas transmise à l’acheteur. Il faudra inclure dans votre facture la part des prestations sous-traitées, et joindre une attestation de paiement direct du sous-traitant, correspondant au montant de sa facture à l’acheteur public.

Les retards de paiement peuvent entraîner des retards dans le projet ou des différends avec les sous-traitants.

Pour conclure,

Le suivi administratif des sous-traitants dans les marchés publics est essentiel pour garantir la réussite du projet et le respect des règles et des normes en matière de passation des marchés publics. Il nécessite une surveillance constante de l’exécution des contrats avec les sous-traitants, ainsi qu’une gestion efficace des conflits et des paiements. Les contrats avec les sous-traitants doivent être établis avec soin et inclure des clauses de résiliation en cas de non-respect des termes du contrat

Pour aller plus loin